L’art de la réponse négative

Que vous soyez recruteur externe ou interne, l’une des tâches la moins plaisante et pourtant inévitable, est de décliner les candidatures que vous avez jugées non adaptées à votre offre.

Que vous ayez échangé avec la personne ou non, il est primordial de garder en tête que vous vous adressez à un être humain qui sera probablement déçu de ce retour négatif.

→ Alors pourquoi le faire, et surtout, comment bien le faire ?

Pourquoi est-ce nécessaire de ne jamais négliger de transmettre un retour négatif ?

Avant tout par considération. Se faire ghoster par son candidat rockstar n’est pas très agréable, n’est-ce pas ? Et bien, dîtes vous, qu’une personne est peut-être dans l’expectative d’un retour déterminant pour l’accès à son job de rêve. Elle a choisi votre entreprise, pour diverses raisons qui lui sont propres, et parce qu’elle lui porte un intérêt certain. La laisser sans réponse est, sans équivoque, un manque de considération.
De plus, ne pas faire de retour est une épine dans le pied à votre marque employeur. On le sait, l’expérience candidat est un point central de votre marque employeur. Il est si facile et si rapide, suite à une frustration, d’exprimer son mécontentement publiquement (GlassDoor, ChooseMyCompany, Trustpilot, Google Avis…). Délaisser cette expérience candidat, vous pénalise sur le long terme.

Mais comment personnaliser ses retours quand le volume des candidatures est trop important ?

Lorsque vous arrivez au bureau et que votre ATS affiche plus d’une centaine de candidatures pour un même poste, il est, je vous l’accorde, difficile de personnaliser chaque retour.

Pour les retours négatifs sans échange préalable avec la personne : privilégiez un mail de réponse automatique dans lequel vous ne pourrez donc évidemment pas spécifier la raison du déclin. En revanche ce qu’il est possible de faire, c’est :
Montrer votre reconnaissance pour l’envoi de la candidature. Rédigez des des remerciements, certes génériques mais sincères.
Ouvrir la porte à cell.eux qui souhaitent obtenir les raisons qui justifient le refus de la candidature. Par exemple : “Je reste, bien entendu, à votre disposition si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les raisons de notre décision. N’hésitez pas à nous contacter par mail ou téléphone.”
Si vous avez un ATS, vous pouvez également automatiser vos mails de refus en fonction des raisons les plus fréquentes et préparer un mail type pour chacune d’entre elles (manque d’expérience, inadéquation des compétences, aspirations salariales trop élevées pour le poste…).

Pour les retours négatifs qui suivent un échange en call et/ou entretien visio, il devient crucial de fournir un feedback explicatif au candidat. Je dirais même plus, il est important de le partager par téléphone. En effet, vous avez échangé une ou plusieurs fois avec la personne, il est de bon ton d’humaniser la fin du process.

Quelques points pour réussir votre réponse négative :

Rappeler les attendus et le contexte du poste ;
Ne pas tourner autour du pot. Utiliser le contexte pour donner les raisons du refus honnêtement ;
Donner des axes d’amélioration. Une critique constructive est majoritairement bien accueilli si elle est faîte avec bienveillance !
Énoncer les forces de la personne et ce que vous avez apprécié dans sa candidature et vos échanges, pour qu’elle puisse capitaliser dessus à l’avenir ;
Être concis. L’idée est d’apporter un “non” avec des conseils qui permettront au candidat de s’améliorer, et non de rentrer dans un débat.

Pourquoi pas moi ?

Les raisons pour lesquelles une candidature n’est pas acceptée sont diverses et variées. Elles sont théoriquement basées sur des critères objectifs, notamment en ce qui concerne les compétences requises et le niveau d’expérience. En revanche, certaines justifications vont nécessairement être un mix de critères objectifs et de bon sens étayé par votre expérience de recruteur.euse, mais propre à chacun.e et donc subjectives. L’essentiel est de pouvoir justifier ce choix de manière compréhensible. Par exemple :

Le cultural fit ; votre brief client spécifie que la personne doit être en accord avec les valeurs de l’entreprise, car elle doit être en mesure de s’intégrer harmonieusement avec l’équipe en place. Après l’entretien, vous réalisez que votre candidat n’a pas l’appétence escomptée pour les sujets de développement durable, une des valeurs phares de votre client. C’est une raison suffisante pour décliner sa candidature, tant que vous avez des arguments concrets sur lesquels vous appuyer.
Le manque de motivation ; votre candidat coche toutes les cases de votre scorecard, néanmoins il a une attitude passive. En effet, il semble ne pas avoir vraiment compris l’activité de votre client, et ne pose pas de questions. Difficile dans ce cas, de se projeter avec un candidat parfait sur le papier, mais sans enthousiasme en réalité. C’est également une raison suffisante pour décliner une candidature. Cette dernière vous permet de donner un axe d’amélioration qui peut facilement se travailler.

Peu importe le contexte, le plus important va être de ne pas juger la personne en tant que telle, de toujours faire un lien de corrélation avec les critères du poste.

Et de toujours veiller au respect du cadre légal !

En effet, le recrutement est cadré par diverses réglementations, comme la RGPD par exemple, mais aussi par le Code du Travail qui spécifie les motifs interdits de rejet de candidatures (Art. L1132-1). Notamment toutes les raisons fondées sur des critères discriminatoires : le genre, l’orientation sexuelle, l’âge, l’origine ethnique, le lieu de résidence, la religion, les opinions politiques, l’activité syndicale…

→ Des sanctions pénales et financières sont prévues en cas de discrimination à l’embauche (3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende).

→ Personnes morales ET personnes physiques peuvent être tenues responsables pénalement.

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